Tietosuojaseloste

1. Aluksi

Asianajotoimisto Schultz & Köhler Oy (jäljempänä myös ”toimisto”) hoitaa oikeudellisia toimeksiantoja, joiden vastaanottaminen ja hoitaminen vaatii henkilötietojen keräämistä ja käsittelemistä. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Asianajotoimisto Schultz & Köhler Oy kerää, käyttää, säilyttää, luovuttaa ja suojaa henkilötietoja toimeksiantojen ja määräystenvaraisten tehtävien hoitamisen yhteydessä.

Toimisto käsittelee henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti sekä Suomen Asianajajaliiton ohjeiden ja suositusten mukaisesti. Lisäksi toiminnassa sovelletaan rahapesulain (444/2017) säännöksiä. Tällä selosteella täytetään tietosuoja-asetuksen informaatiovelvoite.

2. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Rekisterinpitäjä:
Asianajotoimisto Schultz & Köhler Oy (Y-tunnus 0204585-1)

Rekisteripitäjän yhteystiedot:
Asianajotoimisto Schultz & Köhler Oy,
Kauppiaskatu 12 A, 20100 Turku

Yhteyshenkilö:
Åsa Törnroth-Melander
asa.tornroth-melander@schultz-kohler.fi
puh. 02-2311 713
http://www.schultz-kohler.fi

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään tarkoituksissa, jotka liittyvät asiakassuhteen hoitamiseen, asiakkaan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseen sekä määräystenvaraisten tehtävien hoitamista varten sekä esteellisyyksien tarkistamiseksi.

Oikeusperusteena tietojen keräämiselle ja käsittelemiselle on sopimus toimiston ja asiakkaan välillä tai rekisteröidyn muu suostumus. Vastapuolen ja todistajien sekä määräystenvaraisten tehtävien yhteydessä perusteena on oikeutettu etu. Lisäksi tietoja kerätään ja käsitellään lakisääteisten velvoitteen täyttämiseksi kuten esimerkiksi rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseksi annetun lain (444/2017) säännösten täyttämiseksi.

4. Asianajotoimisto Schultz & Köhler Oy:n asiakasrekisteri ja tietojen kerääminen

Asiakasrekisteri muodostuu sähköisestä rekisteristä mihin on talletettu päämiesten henkilötiedot. Näitä henkilötietoja ovat yhteistiedot kuten sukunimi, etunimet, osoite, henkilötunnus, puhelinnumero ja sähköposti. Nämä rekisteritiedot kerätään lisäksi vastapuolista sekä todistajista. Lisäksi asiakasrekisteriin on talletettu manuaaliseen diaarikirjaan, johon merkitään päämiehen nimi ja vastapuolet nimi ja asian nimike.

Henkilötiedot kerätään ensisijaisesti suoraan päämiehiltä, mutta mahdollisesti myös muista asiakirjoista kuten virka- ja sukuselvityksistä, erilaisista julkisista rekistereistä kuten väestö- ja kaupparekisteristä tai muista asiakirjoista, jotka vastapuoli tai kolmas taho on toimittanut.

5. Henkilötietojen luovutukset

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta kolmansille osapuolille. Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa viranomaisille lainsäädännön velvoittamissa ja oikeuttamissa tilanteissa. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille siinä kuin se on toimeksiannon hoitamiseksi tarpeen kuten tietojen luovuttaminen asiantuntijoille, todistajille, pankeille, tuomioistuimelle sekä toimeksiannon vastapuolille ja vakuutusyhtiölle vakuutuskorvauksien saamiseen tai vakuutusyhtiötä laskuttaessa.

6. Henkilötietojen siirto kolmansiin maihin

Henkilötietoja ei siirretä eikä luovuteta EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

7. Henkilötietojen säilytysaika

Toimisto säilyttää toimeksiannon tai määräyksen varaisen tehtävän hoitamisen yhteydessä saadut tiedot 10 vuotta toimeksiannon päättymisestä. Kun henkilötiedon säilytys perustuu tiettyyn sopimuksen noudattamiseen henkilötietoja voidaan säilyttää pidempään kuten esimerkiksi testamentin säilyttäminen. Lisäksi pidempään säilytetään määräyksenvaraisen tehtävään perustuvat tiedot kuten toimitusratkaisut.

Toimisto säilyttää tietyt yleisen edun mukaiset tiedot myös yli 10 vuotta kuten esteellisyyksien tarkistamiseen tarvittavat tiedot kuten henkilön nimi, vastapuolen nimi sekä asian yksilöintitiedot.

Henkilötiedot poistetaan säilyttämisajan umpeuduttua ja tuhotaan tietoturvallisesti.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada toimistolta vahvistus siitä käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus tarkistaa ja nähdä itseään koskevat rekisteröidyt tiedot sekä saada pyynnöstä tiedot kirjallisessa muodossa. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon oikaisemista. Rekisteröidyllä on oikeus tietojen poistamiseen sekä tulla unohdetuksi. Rekisteröidyllä on oikeus tietojen käsittelyn rajoittamiseen. Rekisteröity voi milloin tahansa peruttaa antamansa suostumus henkilötietojen käsittelylle.

Rekisteröidyn oikeuksia koskevat mahdolliset pyynnöt tehdään kirjallisesti 2. kohdassa mainituilla yhteystiedoilla. Pyyntöön vastataan viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä. Kun haluat käyttää oikeuksia lähetä meille nimesi, osoitteesi, puhelinnumerosi ja kopion voimassa olevasta henkilöllisyystodistuksesta.

9. Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus vastaavalle viranomaiselle, mikäli hän katsoo, että hänen henkilötietojansa on käsitelty voimassa olevan lainsäädännön vastaisesti.